How to Increase Capacity by Training Based on Competencies


“Competency is not performance. Competency is a state of being, a qualification to perform. In relation to performance, competency is necessary, but no sufficient, condition. Briefly, competencies are all about being qualified to do a particular work, while performance is all about results of the actual work.”
— Unknown —  

Ya. Kompetensi menjadi kunci seorang individu untuk dapat menyelesaikan dan bertanggung jawab terhadap tugas yang diemban. Untuk mengefektifkan hal tersebut, maka persoalan ini pastinya cukup menjadi Pekerjaan Rumah bagi bagian pendidikan dan pelatihan di setiap instansi ataupun perusahaan untuk mendesain dan menyelenggarakan diklat-diklat berbasis kompetensi. Dengan demikian, harapannya penyelenggaraan diklat dapat terintegrasi dengan strategi penataan SDM dalam meningkatkan produktivitas instansi/perusahaan. Baik dalam manajemen penilaian kerja, promosi, atau kebijakan-kebijakan.

Dalam sistem berbasis kompetensi, pelatihan difokuskan pada kinerja aktual khususnya kinerja organisasi sesuai dengan tuntutan zaman. Dalam sistem pelatihan berbasis kompetensi tahap awal yang harus dirumuskan adalah fungsi-fungsi apa yang harus dilakukan pegawai dengan baik, sehingga membutuhkan analisis kebutuhan diklat yang mengedepankan kompetensi.

Berdasarkan alasan itulah PT. Psikologi Bagi Bangsa (Gibasa Consultant) menyelenggarakan Public Workshop Manajemen Diklat Berbasis Kompetensi dengan tema “Change Paradigm, Grow Yourself”. Workshop ini terbuka baik segala kalangan. Public Workshop ini dilaksanakan selama 3 hari berturut-turut yaitu pada tanggal 27-29 Desember 2017 di Serela Hotel, Legian, Bali.

Peserta yang mengikuti kegiatan ini terdiri dari 12 peserta yang terdiri dari 4 peserta laki-laki dan 8 peserta perempuan dengan keterangan 9 peserta dari BPJS Kesehatan, 1 peserta dari Primasaga Strategic, 1 peserta dari Universitas Pendidikan Indonesia (UPI), dan 1 peserta dari Universitas Islam Bandung (UNISBA).

Peserta tiba di Serela Hotel Legian, Bali pada hari Rabu, 27 Desember 2017 pada pukul 11.00 WITA dan check in pada pukul 12.00 WITA kemudian dilanjutkan dengan registrasi. Public workshop ini dimulai tepat pada pukul 14.00 WITA dengan pembacaan doa oleh salah satu peserta. Selanjutnya masuk pada proses unfreezing. Unfreezing pada kegiatan ini menggunakan metode ice breaking melalui game “2 Sheet Paper Improve”, yang mana masing-masing peserta diminta utuk menuliskan satu kata benda yang kedudukannya sebagai Subjek dan kata kerja atau kata sifat yang kedudukannya sebagai  Predikat. Pada kegiatan ini para peserta diajak untuk memecahkan kekakuan sekaligus sesi adaptasi untuk bisa lebur ke dalam suasana kegiatan yang sebenarnya.

Public Workshop ini terdiri 3 sesi. Sesi pertama yaitu Brainstorming mengenai Manajemen Diklat Berbasis Kompetensi yang disampaikan oleh Saeful Zaman, S.Psi., M.M. Diawal sesi hari pertama, peserta diminta untuk menuliskan harapan-harapan setelah mengikuti pelatihan ini, dalam proses ini Trainer pun mengemukakan harapan Trainer kepada peserta selama kegiatan pelatihan berlangsung, hal tersebut dilakukan sebagai bentuk ground rules dalam kegiatan workshop ini. Setelah itu, sebagai warming up ditampilkan gambar perspektif, untuk mengingatkan bahwa setiap orang akan memiliki perspektif yang berbeda dengan apa yang dilihatnya dan juga mengajak peserta untuk tetap positif.

  

Sambil menikmati coffee break yang sudah tersedia, peserta diarahkan untuk melakukan proses brainstorming yang pertama melalui “Hot Air Baloon”, dalam hal ini peserta diajak untuk menganalisa langkah-langkah yang bisa dilakukan untuk dapat melaksanakan diklat berbasis kompetensi, hambatan-hambatannya, tantangan yang akan dihadapi di tahun depan, serta apa yang harus dilakukan peserta sebagai penyelenggara diklat berbasis kompetensi untuk menghadapi tantangan-tantangan itu. Keempat itu dianalogikan sebagai udara dalam balon, karung pasir, badai, dan cuaca cerah. Sesi ini dijalani dengan asertif dari peserta, ekspresi penuh harapan pun terlihat dari raut wajah serta gerak para peserta ketika trainer meminta peserta menuliskan setiap gambaran 4 analogi di atas pada note kecil. Selanjutnya note tersebut ditempelkan di white board dan langsung dibahas oleh trainer. Setelah itu, kegiatan dihari pertama pun selesai dan peserta dipersilahkan untuk beristirahat.

Dilanjutkan pada hari kedua, kegiatan dimulai pada jam 09.00 dengan ice breaking “Have I Ever?”. Setelah suasana menjadi riuh dan peserta mulai mencair, kegiatan dilanjutkan pada materi Competency Framework. Sesi ini menjelaskan tentang pengertian kompetensi, kategori dalam kompetensi, karakteristik kompetensi, dan contoh-contoh terkait penyusunan dan pembentukan leveling kompetensi.

 

Kemudian, setelah materi pertama selesai, dilanjutkan pada penyampaian kamus kompetensi sederhana dan diskusi kelompok melalui simulasi perumusan kegiatan training berbasis kompetensi yang diakhiri dengan presentasi hasil perumusan training berbasis kompetensi oleh masing-masing kelompok. Kegiatan berakhir pada pukul 15.00

Hari ketiga, peserta dibekali dengan materi How to be a Good Facilitator, sebagai bahan untuk peserta dalam mengoperasikan jalannya materi pelatihan agar lebih menarik, efektif, dan efisien. Kegiatan hari ketiga ditutup dengan general review dari seluruh rangkaian kegiatan dari hari pertama dan masing-masing peserta membuat komitmen apa yang akan diaplikasikan dari materi yang telah diberikan di masing-masing instansi.

Public workshop ditutup dengan sesi foto bersama. Sebelum peserta meninggalkan tempat kegiatan, para peserta mengungkapkan kepuasan terhadap public workshop yang diselenggarakan oleh Gibasa Consultant, karena dirasa sesuai dengan kebutuhannya saat ini. Peserta merasakan bahwa kegiatan ini berbeda dengan workshop-workshop lainnya. Mendapatkan pengetahuan baru dalam proses mendesain program pelatihan sekaligus mengimplementasikannya.